Des solutions IT
pour un monde
plus performant
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Un cahier des charges informatique est un document contractuel qui décrit les besoins d’une entreprise en matière de système d’information, les contraintes à respecter et les critères sur lesquels les prestataires seront évalués. Il encadre à la fois la relation avec le futur prestataire et la vision interne du projet.
Il ne s’agit pas d’un cahier des charges technique au sens strict, c’est-à-dire que vous n’avez pas à prescrire des solutions. Votre rôle est de formuler vos besoins fonctionnels et vos enjeux business. C’est au prestataire de proposer l’architecture technique adaptée.
Un bon cahier des charges informatique remplit trois fonctions simultanément : aligner les parties prenantes en interne, permettre une comparaison objective entre prestataires, et poser les bases d’un engagement contractuel clair.
La rédaction d’un cahier des charges est souvent perçue comme une formalité destinée aux prestataires. C’est en réalité l’inverse : c’est avant tout un outil de cadrage interne. Mettre vos besoins par écrit oblige à trancher des questions que l’on reporte facilement : Quels utilisateurs sont concernés ? Quel est le calendrier réaliste ? Quel budget est alloué ? Quelles sont les dépendances avec d’autres projets en cours ?
Ce travail de formalisation révèle souvent des divergences entre la direction, les équipes IT et les métiers. Mieux vaut les identifier avant la signature du contrat qu’en cours de prestation.
Sans cahier des charges, chaque prestataire répond à sa propre interprétation de votre besoin. Vous vous retrouvez à comparer des propositions incomparables : l’un sur-dimensionne, l’autre sous-estime, le troisième propose une architecture entièrement différente. Un document de référence commun impose une grille de lecture uniforme et vous permet d’évaluer les réponses sur des critères concrets : périmètre couvert, SLA proposés, méthodologie, prix.
Un cahier des charges informatique bien rédigé devient une annexe contractuelle. En cas de désaccord sur les livrables, le périmètre ou les délais, il constitue la référence opposable. Il protège autant le client que le prestataire, en évitant les malentendus sur ce qui était attendu.
C’est la section la plus souvent bâclée, et pourtant la plus structurante. Décrivez votre entreprise en quelques lignes : secteur, taille, organisation IT actuelle, nombre de sites et d’utilisateurs. Expliquez ensuite pourquoi vous lancez ce projet : croissance des effectifs, obsolescence du parc, conformité réglementaire, transformation numérique, changement de locaux.
Formulez des objectifs mesurables. « Améliorer la sécurité » n’est pas un objectif. « Réduire le délai de résolution des incidents à moins de 4 heures » en est un.
Listez ce que le prestataire devra prendre en charge, et ce qu’il ne devra pas toucher. Précisez le périmètre utilisateurs (sièges, filiales, collaborateurs en télétravail), les équipements concernés (postes de travail, serveurs, réseau, téléphonie), les applications métier à intégrer, et les éventuelles interfaces avec des systèmes tiers.
À savoir : ne confondez pas périmètre fonctionnel et solution technique. « Supervision continue des serveurs avec alertes en temps réel » décrit une fonction. « Zabbix couplé à Grafana » prescrit une solution. Laisser ce choix au prestataire, c’est lui permettre de proposer ce qu’il maîtrise le mieux.
Cette section est déterminante pour qualifier les prestataires. Mentionnez vos obligations de conformité : RGPD, secteur de la santé (HDS), secteur financier, exigences de clients grands comptes. Indiquez vos politiques internes de sécurité existantes, vos exigences en matière de localisation des données (hébergement France, Europe), et les plages horaires de disponibilité requises.
Le calendrier doit être réaliste. Si le projet a une date butoir non négociable (déménagement, fusion, audit prévu), mentionnez-la explicitement. Un prestataire qui ne peut pas tenir ce délai doit le dire dès sa réponse.
Formulez explicitement les critères sur lesquels vous noterez les offres : prix, couverture du périmètre, SLA proposés, références sectorielles, méthodologie, proximité géographique, qualité du dossier de réponse. Pondérez-les si possible. Cela évite les décisions arbitraires en comité de sélection et signale aux prestataires ce que vous valorisez réellement.
Précisez le format attendu : plan type de la réponse, documents à fournir (références clients, certifications, CV des intervenants pressentis), délai de remise des offres, contacts pour les questions en phase de consultation. Un cahier des charges informatique qui impose un format de réponse structuré vous fait gagner un temps considérable lors de l’analyse des offres.
Détaillez l’inventaire de votre parc actuel (nombre et type de postes, serveurs, équipements réseau), les niveaux de service attendus (SLA par type d’incident, plages horaires de support, délai de prise en charge), et les indicateurs de reporting que vous attendez. Précisez si vous souhaitez un interlocuteur unique dédié ou une équipe mutualisée.
Décrivez l’état de votre infrastructure actuelle (on-premise, hébergé, hybride), les applications à migrer en priorité, les exigences de continuité de service pendant la bascule, et vos contraintes de sécurité et de souveraineté des données. Indiquez si vous avez déjà une licence Microsoft 365, AWS ou Azure, ou si ce choix est ouvert.
Fournissez les plans de vos locaux si pertinent, la volumétrie réseau attendue, le nombre d’utilisateurs simultanés, et les exigences de redondance. Précisez si le projet inclut la téléphonie, le câblage, ou uniquement les équipements actifs. Mentionnez votre plan de reprise d’activité (PRA) existant ou à construire.
Décrivez l’application à déployer, son éditeur, sa version, et les serveurs ou environnements cloud cibles. Listez les dépendances avec d’autres applications métier, les contraintes de base de données, et les profils utilisateurs concernés. Indiquez si une formation est attendue dans le périmètre de la mission.
Rédiger trop tôt sans consultation interne. Un CdC rédigé par la seule direction sans impliquer les utilisateurs clés génère des oublis fonctionnels qui remontent en cours de projet. Organisez a minima un atelier de recueil des besoins avec les responsables métier.
Confondre besoin et solution. Prescrire une technologie spécifique dans le CdC ferme la concurrence et peut vous priver de solutions plus adaptées. Décrivez ce que vous voulez obtenir, pas comment vous pensez y arriver.
Sous-estimer les contraintes d’intégration. La plupart des incidents en projet IT surviennent aux interfaces : entre l’application déployée et l’ERP existant, entre le nouveau réseau et les équipements téléphoniques, entre le cloud et les outils métier. Documentez vos dépendances système avec soin.
Ignorer les SLA. Ne pas formaliser les niveaux de service dans le CdC, c’est s’exposer à des discussions sans référentiel commun si un incident survient. Définissez a minima les délais de prise en charge et de résolution selon la criticité, et les pénalités éventuelles en cas de non-respect.
Oublier la clause de réversibilité. Comment récupérez-vous vos données et vos configurations si vous changez de prestataire ? La réversibilité doit être traitée dès le CdC, pas lors de la résiliation.
Négliger le volet humain. La conduite du changement est souvent absente des CdC IT. Si le projet implique une modification des usages (nouveau poste de travail, migration d’outils collaboratifs, nouveau système téléphonique), précisez vos attentes en matière d’accompagnement des utilisateurs.
Rédiger un cahier de charges informatique de qualité prend du temps et suppose une bonne connaissance de son propre système d’information. Pour beaucoup de PME et ETI, cette expertise n’est pas disponible en interne, notamment en l’absence d’un DSI dédié.
Faire appel à un conseil informatique externe en amont du processus d’appel d’offres présente deux avantages concrets : structurer le document avec les bonnes questions, et éviter les angles morts que seule l’expérience de terrain permet d’anticiper. Ce n’est pas une prestation de luxe réservée aux grandes entreprises. C’est une assurance sur la qualité des réponses que vous allez recevoir, et donc sur le projet lui-même.
Nos équipes techniques interviennent régulièrement en phase préparatoire pour aider des PME et ETI à formaliser leur besoin avant de consulter le marché. Pas pour vendre une solution, mais pour que la consultation produise des offres comparables et exploitables.
Avec plus de 20 ans d’expérience aux côtés des PME et ETI, Kincy a accompagné des dizaines de projets IT depuis leur phase de cadrage jusqu’à leur mise en production. Notre approche est celle d’un partenaire de confiance : transparence sur les enjeux, objectivité sur les solutions, engagement sur les résultats. Si vous avez un projet IT à formaliser, nos équipes techniques sont disponibles pour en discuter sans engagement.